Uno de los errores más comunes que cometemos es confundir un objetivo o propósito con el de simplemente tachar tareas o conseguir hacer más cosas en menos tiempo.

Está demostrado que esta acción nos produce placer. Incluso es recomendable añadir tareas de bajo perfil o que necesiten menor enfoque o inversión de energía para ser resueltas. Con esto conseguimos liberar cierta cantidad de dopamina (la conocida como la hormona de la felicidad) y ganar en confianza.

El verdadero problema viene cuando establecemos un plan de acción lleno de tareas de este tipo. O peor aún, cuando nos olvidamos de la planificación y pasamos a actuar en modo reactivo, en función de las urgencias continuas que llegan a nuestra bandeja de entrada.

Al final del día nos encontramos con que, a pesar de haber tachado miles de tareas, y haber disfrutado de ese pequeño momento de gloria cortoplacista, la sensación que nos queda es la de no saber si realmente estamos avanzando con el rumbo adecuado para conseguir nuestro objetivo.

Por otro lado, al no haber establecido prioridades ni afrontado las tareas adecuadas, tendremos un montón de tareas ineludibles y urgentes llamando a nuestra puerta a cada siguiente jornada.

En el artículo de hoy te quiero mostrar la importancia que tiene establecer prioridades en tu plan de acción diario y qué estrategias puedes empezar a aplicar desde hoy mismo para trabajar en lo correcto, en el momento adecuado.

Prioridades
Imagina que, cada día, al echar un vistazo a tu plan de acción puedes diferenciar claramente aquellas tareas que tienes que acometer antes que cualquier otra. Esas que te llevan directamente a tu objetivo y no quieres dejar de lado porque, en caso contrario, estarías retrasando aquello que te has propuesto como tu meta final.
Ahora imagina que, al final de la jornada, al revisar tu plan de acción, te das cuenta de que has conseguido justo aquello que más se enfocaba en tu principal objetivo. En tal caso, tu planificación está funcionando correctamente.

Pues bien, las prioridades, de forma simplificada se encargan de esto, de apartar todo lo que puede entorpecer tu rumbo a tu destino final y señalar con claridad el camino a seguir para atracar en el lugar deseado.

Es tan importante distinguir las tareas que debemos hacer como las que debemos descartar. Gracias a ello nos enfocaremos en lo adecuado y evitaremos caer en el síndrome del tachador o del ocupado.

Las prioridades, así como un buen plan de acción diario, se fijan en la jornada previa, es decir, el día anterior. No vale dejarlo para última hora, momentos antes de ponerte a trabajar, pues corres serio riesgo de confundir qué es lo importante y qué es lo urgente y acabar navegando a la deriva.
Enfócate en permanecer productivo en lugar de ocupado.

Distingue lo importante de lo urgente
Antes de establecer unas prioridades debes tener en cuenta estos dos conceptos:
· Importante: Aquella tarea que te dirige a tu objetivo y está alineada con tu propósito. Pregúntate: ¿Esta tarea me acerca a mi objetivo?
· Urgente: Aquella tarea cuya fecha límite está cercana a vencer. Pregúntate: ¿Es necesario que haga esta tarea ahora?
Finalmente, para distinguir definitivamente una de otra pregúntate: ¿Qué pasaría si no hiciera esta tarea?

A la hora de establecer unas prioridades el primer término a tener en cuenta es la importancia en lugar de la urgencia y no viceversa, como muchas veces se suele hacer.

Para ayudarte a establecer unas prioridades, distinguir estos dos términos y enfocar tus esfuerzos en las tareas adecuadas, te traigo cuatro estrategias probadas con éxito durante años y como bonus te ensañaré la que yo utilizo.

Matriz de gestión del tiempo de Eisenhower
Desarrollada por Dwight D. Eisenhower, expresidente de EE.UU. y popularizada por Stephen R. Covey con su libro Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva.
Te ayuda a establecer tus prioridades en función de cuatro cuadrantes, definiendo las tareas importantes y urgentes, las diferentes relaciones que pueden darse entre ellas, y asignándoles un tipo de decisión en consecuencia.

Cuadrante I – Importante y Urgente
Se corresponde con las tareas que son necesarias atender cuanto antes, pues están directamente relacionadas con tus objetivos y su fecha límite está cercana.
Debes evitar, en la medida de lo posible, trabajar en este cuadrante, de lo contrario te pasarás la vida apagando fuegos, lo que repercutirá en tu estado de salud en forma de ansiedad y/o estrés.

Define claramente las tareas que alojes en este cuadrante para no confundirlas con las tareas urgentes enfocada a objetivos de otros pertenecientes al Cuadrante III.

Cuadrante II – Importante y No urgente
Aquí están las tareas dirigidas al corazón de tus objetivos y con una fecha límite lejana en el tiempo. Es el cuadrante de la proactividad y la gente altamente efectiva.
Este debe ser, en mayor medida tu área de trabajo habitual. Allí donde reina lo planificado y trabajado bajo condiciones de serenidad y mente despejada. Justo el ambiente que te permite sacar lo mejor de ti.

Cuidado con tomarte mucho tiempo para las tareas de este cuadrante. Puedes cometer el error de irlas retrasando en el tiempo y acabarlas trasladando al Cuadrante I. El de las grandes urgencias.

Cuadrante III – No importante y Urgente
Estas tareas normalmente tienen relación directa con los objetivos de otras personas. Lo más lógico sería reducir tu atención a ella al mínimo exponente y, en la medida de lo posible, delegarlas.

Cuadrante IV – No importante y No urgente
No te quito tiempo con esto. Si una tarea cae en este cuadrante y crees que en un futuro puede llegar a ser parte de alguno de los cuadrantes anteriores, pásala a tu lista de “algún día”, en caso contrario, elimínala de tu programación. No te afecta en absoluto.

Por último y, para obtener el mayor provecho posible a esta estrategia, reduce a la mínima expresión el Cuadrante I, delega al máximo el Cuadrante III, elimina todo lo posible del Cuarante IV y enfoca tus esfuerzos en planificar y resolver todo aquello que has situado en el Cuadrante II.

Regla 1-3-5
Esta es una estrategia muy simple que se basa en la idea de que cada día podemos completar un máximo de nueve tareas divididas en:
1 Tarea Grande e importante que te lleva directamente a tus objetivos semanales. Si hoy pudieras hacer una sola cosa, ¿qué sería? Tu respuesta es tu elección.
3 Tareas Medianas y de importancia media alineadas con tus objetivos semanales y propósito pero que no son fundamentales realizarlas lo antes posible.
5 Tareas pequeñas y de importancia baja que no tienen por qué estar alineadas con tus objetivos actuales, pero que te permiten resolver un problema mayor futuro que solo puedes resolver tu.

Aunque la estrategia es sencilla, puede ser compleja de asumir en un principio, ya que, normalmente nos creemos superheroínas y nos cuesta reducir nuestra planificación a nueve tareas diarias.

Por experiencia te digo que, tal como establece esta regla cada día podrás asumir como mucho nueve tareas, incluso la mayoría de los días tendrás que establecer menos tareas para poder tacharlas todas. Para tener éxito con ella, si eres de las personas que suele tener muchas tareas urgentes, deja libre en tu planificación al menos una tarea mediana y dos pequeñas, para evitar saltarte tu propia planificación.

Esta regla no es inamovible, así que juega con estos números hasta encontrar tu combinación perfecta.

Trucos
Si no estás seguro de poder abarcar tu plan de acción diario, céntrate única y exclusivamente en conseguir la tarea principal. Descarta desde primera hora del día las medianas y pequeñas.

Para conseguir que esta regla sea 100 por ciento efectiva, nada mejor que aplicar el recurso siguiente: Resuelve la tarea grande e importante antes de mediodía y tu motivación se disparará para el resto de la jornada.

Las dos listas De Warren Buffett
Empleada por uno de los mejores inversores como es Warren Buffett, esta estrategia se basa en un proceso de tres simples pasos. No es algo que se resuelva en cinco minutos, así que toma un bloque de tiempo, enfócate en la tarea y…

- Escribe 25 hitos o tareas que te gustaría alcanzar a corto plazo (una semana o un mes).
- Elige cinco hitos de entre los 25 anteriores.
En este punto tendrás dos listas, una con cinco y otra con 20 hitos. Lo que debes hacer con ellas es clasificarlas de la siguiente manera.

La primera será tu lista prioritaria, aquello en lo que debes centrar todo tu esfuerzo, y la segunda será todo aquello que debes evitar que ocupe tu tiempo hasta terminar la anterior lista.

Esta es una estrategia que te obliga a diferenciar las tareas primordiales de las de importancia media a la hora de establecer prioridades.

El Método de Ivy Lee
Desarrollado por el considerado como pionero de las relaciones públicas Ivy Lee, esta estrategia se fundamenta en cinco pasos:
1. Al finalizar la jornada, escribe seis tareas que quieres completar en el día de mañana.
2. Prioriza estas tareas en función de su importancia.
3. Al día siguiente, enfócate en la primera tarea hasta terminarla, no comentas el error de pasar a la siguiente antes de finalizarla.
4. Continúa el proceso hasta terminar con todas. Al final de la jornada, recopila las tareas que no has podido completar de la lista e inclúyelas en la parte superior de la lista del día siguiente.
5. Repite este proceso cada día.

Aunque pueda parecer de lo más sencilla, esta estrategia puede ayudarte a obtener grandes resultados por el simple hecho de centrar tus esfuerzos en una tarea cada vez.
La parte menos buena, cada día aparecen nuevas tareas y se te puede complicar la propia tarea de priorización, desenfocando tu atención de lo realmente importante.
La que a mí me funciona
Supongamos que:

Tienes tres posibles tareas entre manos
Solo tienes tiempo para realizar una de ellas
No tienes idea de cuál es realmente prioritaria para ti

¿Cómo establecerías prioridades entre ellas? Espera, quizás esto no es tan relevante…
Vayamos un poco más allá, ¿qué tal si en lugar de tareas, hablamos de proyectos? Imagínate decidiendo entre tres proyectos de gran presupuesto y responsabilidad que pueden reportar beneficios importantes a tu empresa y, por ende, para tu carrera profesional.

Ahora sí me gusta el desafío…
Lo más interesante a tener en cuenta en estos casos es que, no puedes decidir qué priorizar en base a tu situación actual (perspectiva, preocupaciones, recursos, urgencias…). No, no…

«Los desafíos significativos que afrontamos no pueden solucionarse en el mismo nivel de pensamiento en el que estábamos cuando los creamos.» – Albert Einstein
Te propongo que lleves tu mente más allá y te imagines justo dentro de un año o incluso más, dentro de cinco o 10 años. Piensa, qué debes haber conseguido en ese momento. Es decir, ¿cuál es tu gran objetivo a plazo de un año? ¿Y el de tu negocio/empresa?

Toma distancia de tus actuales preocupaciones y ahora, trata de imaginar qué hitos te deben llevar a conseguir ese objetivo.
¿Alguno de estos tres proyectos tiene relación con esos hitos? El que más se acerque a esta descripción es el proyecto que debes priorizar. Si ninguno de ellos lo está, estás jodido, quizás incluso en la posición equivocada. Tendrías que hacer un replanteo al nivel de propósitos. Pero ese no es el propósito del artículo hoy.
Después de realizar este ejercicio al nivel de grandes proyectos, te será mucho más fácil llevarlo al nivel de tareas diarias. Incluso tengo otro recurso que te puede ser muy útil.

Cuando de tareas o proyectos pequeños se trate, siempre pregúntate: ¿Qué impacto tendrá esta tarea? La solución es así de sencilla:
- 1 día: No vale la pena ni tenerla en cuenta. Directa al saco roto.
- 1 mes: No es prioritaria en absoluto. Es una tarea mediocre.
- 1 año: Ponla arriba del todo en el listado. Esta sí que es relevante.

Este ejercicio me ayuda cada semana a establecer mis metas de una forma rápida e incluso estimulante. Te recomiendo utilizarlo si quieres facilitarte el trabajo a tope.

Conclusión
Cualquiera de estas estrategias para establecer prioridades te proporcionará una mejora considerable en tu día a día, aunque tu ya sabes cuál es mi preferida.
Recuerda que la productividad personal no es una ciencia exacta. Te recomiendo que, pruebes todas estas las estrategias hasta dar con la que mejor se adapte a tu forma de trabajo y, de hecho, cualquiera que elijas, la adaptes a tu propia situación.

Por último y quizás lo más importante. Lo que te acabo de presentar en este artículo, funciona, solo y en el único caso de que, al establecer tus prioridades, tengas claro tu propósito y objetivos a largo y medio plazo.
Fuente: rumboeficiente.com